Hausverwalter insolvent – Was tun?

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Ihre Rechte und nächsten Schritte im Überblick

Die Insolvenz des Hausverwalters kann für Eigentümergemeinschaften und Vermieter ein Schock sein – denn plötzlich steht nicht nur die ordentliche Verwaltung der Immobilie auf dem Spiel, sondern auch wichtige Unterlagen und möglicherweise sogar viel Geld aus den WEG- und Rücklagenkonten. Wer strukturiert vorgeht, kann größeren Schaden abwenden. Hier erfahren Sie was jetzt tun können.

1. Ruhe bewahren

Bewahren Sie die Ruhe, aber handeln Sie schnell. Sobald Sie von der Insolvenz des Hausverwalters erfahren – sei es durch ein offizielles Schreiben des Insolvenzverwalters, eine Mitteilung des Gerichts, Mitteilung durch Verbraucherzentralen oder durch ausbleibende Leistungen – sollten Sie sofort aktiv werden. Informieren Sie die Eigentümergemeinschaft und berufen Sie möglichst zeitnah eine außerordentliche Versammlung ein.

2. Überprüfung der finanziellen Mittel

Besonders wichtig ist die Frage, ob Gelder der Gemeinschaft, wie beispielsweise Hausgeldrücklagen oder treuhänderische Mietkonten, betroffen sind.

Ein verlässlicher Hausverwalter trennt stets zwischen eigenen und fremden Konten. Sollte dies nicht der Fall gewesen sein und Gemeinschaftsgelder auf dem Geschäftskonto des Verwalters liegen, kann im schlimmsten Fall ein Totalverlust entstehen, da diese Gelder in die Insolvenzmasse einfließen.

Tipp: Fragen Sie beim Insolvenzverwalter oder der Bank nach, ob ein Treuhandkonto vorhanden war. Wenn nicht, melden Sie die Forderung zur Insolvenztabelle an.

3. Essenzielle Unterlagen sichern

Die Zeit spielt eine entscheidende Rolle. Sie sollten:

Eine schriftliche Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen anfordern (wie Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Verträge, Kontozugänge) oder dies alternativ über Ihren neuen WEG-Verwalter (sofern Sie auf die Schnelle jemanden an der Hand haben) koordinieren lassen.

Alternativ können Sie mit dem Insolvenzverwalter einen Termin vereinbaren, um die Unterlagen direkt zu erhalten oder Einblick zu nehmen.

4. Neuen Verwalter bestellen

Laut § 26 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) ist die Eigentümergemeinschaft berechtigt, jederzeit durch Beschluss einen neuen Hausverwalter zu bestellen. Beachten Sie dabei, ob der WEG-Verwalter auch wirklich eine IHK Zertifizierung nach §34c GewO als "Wohnimmobilienverwalter" vorliegen hat. Diese ist Grundvoraussetzung, um als WEG-Verwalter tätig sein zu dürfen.

5. Versicherungen und Verträge prüfen

Die Insolvenz des Verwalters könnte laufende Verträge in Gefahr bringen. Überprüfen Sie:

· Gibt es eine Verwalter-Haftpflichtversicherung?

· Welche Dienstleisterverträge (z. B. Hausmeister, Wartung, Reinigung) sind über die Verwaltergesellschaft abgeschlossen?

· Müssen diese möglicherweise neu erstellt oder umgeschrieben werden?

Sofern eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung vorliegt (diese ist seit der WEG-Reform sogar verplfichtend für die Tätigkeit als Verwalter), können SIe ggf. die Versäumnisse des Verwalters (bspw. nicht erstellte Nebenkosten-/ Betriebskostenabrechnungen) als Versicherungsfall deklarieren. Der Verwalter hat in diesem Fall keine ordnungsgemäße Verwaltung gewährleistet und das ist seine Pflicht. Vorteil für Sie als WEG: Dies ist nicht zwangsläufig ein Fall für die Insolvenzmasse. Sie können hier also ggf. mit der Übernahme der Kosten, für die Erstellung der Abrechnungen durch einen neuen Verwalter, auf die Versicherung ihres insolventen Verwalters zugreifen.

6. Gemeinschaft festigen

Ein geschlossenes und informatives Auftreten ist von Bedeutung. Falls nötig, benennen Sie einen Beiratsvertreter, der für die Kommunikation zuständig ist. Auf diese Weise können Sie überflüssige Parallelprozesse verhindern und die Aktivitäten der Eigentümergemeinschaft stärken.

Fazit

Die Pleite des Hausverwalters stellt eine Herausforderung dar, aber kein unlösbares Problem. Wer schnell handelt, sich informiert und methodisch vorgeht, kann finanzielle Schäden verringern und die Verwaltung schnell wieder auf einen sicheren Kurs bringen. Bei Bedarf sollten Sie rechtlichen oder professionellen Rat einholen, etwa von einem Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht oder einem externen Verwalterberater.

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